Cách tính lợi nhuận từng chuyến xe tải (có ví dụ)

Một chủ doanh nghiệp vận tải có 10 xe kể: “Tháng nào doanh thu cũng tăng, nhưng cuối tháng tiền về tài khoản vẫn không đủ trả lương và tiền dầu.” Khi ngồi tính lại, anh phát hiện hai khách hàng lớn nhất đang được chạy với giá cước gần như hòa vốn, vì giá dầu đã tăng từ lúc ký hợp đồng.

Câu chuyện này phổ biến vì phần lớn doanh nghiệp vận tải nhỏ chỉ nhìn tổng doanh thu và tổng chi phí theo tháng. Con số tổng không cho biết chuyến nào, tuyến nào, khách nào đang kéo lợi nhuận xuống.

Bài viết này hướng dẫn cách tính lợi nhuận cho từng chuyến xe, các sai sót thường gặp, và cách theo dõi con số này hằng ngày thay vì chờ đến cuối tháng.

Công thức lợi nhuận một chuyến xe

Ở mức đơn giản nhất:

Lợi nhuận chuyến = Doanh thu chuyến − Chi phí biến đổi của chuyến

Trong đó:

Thành phần	Gồm những gì
Doanh thu chuyến	Cước vận chuyển, phụ phí thu của khách cho chuyến đó
Nhiên liệu	Dầu đã đổ cho chuyến
Cầu đường, gửi xe	Phí BOT, phí bến bãi, gửi xe
Chi phí khác dọc đường	Bốc xếp, sửa chữa nhỏ, ăn uống, phạt (nếu có)
Lương chuyến tài xế	Tiền chuyến theo quy chế lương (theo chuyến, km, tấn hoặc % cước)
Thuê xe ngoài	Tiền trả nhà xe, nếu chuyến do nhà xe khác chạy

Những khoản không phát sinh theo chuyến (khấu hao xe, bảo hiểm, lương cố định văn phòng, lãi vay) nên xem ở cấp xe hoặc cấp tháng. Lợi nhuận chuyến trong bài này là lãi gộp: phần tiền mỗi chuyến đóng góp để bù chi phí cố định và tạo lợi nhuận cho công ty.

Ví dụ tính lợi nhuận hai chuyến

Số liệu minh họa. Một công ty ở Bình Dương chạy hai chuyến trong cùng ngày:

	Chuyến A: xe công ty, Bình Dương – Cần Thơ	Chuyến B: thuê xe ngoài, Bình Dương – Tây Ninh
Doanh thu	6.500.000 ₫	5.000.000 ₫
Nhiên liệu	2.150.000 ₫	—
Cầu đường, gửi xe	480.000 ₫	—
Bốc xếp	300.000 ₫	200.000 ₫
Lương chuyến tài xế	700.000 ₫	—
Thuê xe ngoài	—	4.300.000 ₫
Lợi nhuận chuyến	2.870.000 ₫	500.000 ₫

Hai chuyến có doanh thu gần nhau, nhưng lợi nhuận của chuyến B chỉ bằng 10% doanh thu, so với khoảng 44% ở chuyến A. Nếu nhìn tổng tháng, sự khác biệt này biến mất.

Năm sai sót khiến lợi nhuận chuyến bị tính sai

1. Ghi chi phí theo tài xế thay vì theo chuyến

Hóa đơn dầu được ghi theo tên tài xế hoặc theo ngày. Khi một tài xế chạy hai chuyến trong ngày, không còn cách nào biết chuyến nào tốn bao nhiêu.

2. Dùng định mức thay cho số thực tế, rồi quên cập nhật

Định mức dầu hữu ích khi báo giá, nhưng chi phí thực có thể lệch nhiều do kẹt xe, chạy rỗng, xe cần bảo dưỡng. Nếu không thay bằng số thực, báo cáo sẽ luôn “đẹp” hơn thực tế.

3. Bỏ sót chi phí dọc đường

Tiền bốc xếp, gửi xe, sửa chữa nhỏ thường được chi bằng tiền tạm ứng và quyết toán chậm. Khi tính lợi nhuận, những khoản này chưa có trong sổ. (Xem: quản lý tạm ứng và quyết toán chi phí tài xế.)

4. Quên lương chuyến của tài xế

Lương theo chuyến thường được tính cuối tháng trên bảng lương riêng, nên không xuất hiện trong chi phí chuyến. Với tuyến ngắn, đây có thể là khoản chi lớn thứ hai sau nhiên liệu.

5. Doanh thu chưa khớp với hóa đơn

Cước báo giá ban đầu và số tiền thực xuất hóa đơn có thể khác nhau (phát sinh phụ phí, khách giảm trừ). Doanh thu chuyến nên lấy theo hóa đơn khi đã xuất.

Theo dõi lợi nhuận chuyến hằng ngày với Lova

Lợi nhuận chuyến chỉ hữu ích khi có sớm, lúc còn kịp điều chỉnh giá hoặc tuyến. Lova ghép các số liệu đã có trong quá trình vận hành để báo cáo lợi nhuận mà không phải nhập lại.

Doanh thu lấy từ chuyến và hóa đơn

Doanh thu của chuyến là tổng tiền trên chuyến. Khi chuyến đã được xuất hóa đơn, báo cáo dùng số tiền trên hóa đơn.

Chi phí lấy từ số liệu thực tế khi đã có

Chi phí	Nguồn trong Lova
Nhiên liệu	Các lần đổ nhiên liệu gắn với chuyến, hoặc chi phí nhiên liệu tài xế khai từ tạm ứng chuyến
Cầu đường, gửi xe	Chi phí cầu đường, gửi xe tài xế khai từ tạm ứng chuyến
Chi phí khác	Bốc xếp, sửa chữa, ăn uống, phạt… tài xế khai từ tạm ứng chuyến
Lương tài xế	Tiền chuyến trên phiếu lương; nếu chưa có phiếu lương, ước tính từ quy chế lương hiện hành
Thuê xe ngoài	Chi phí thuê xe ghi trên chuyến

Khi một chuyến chưa có số thực tế, báo cáo dùng số ước tính trên chuyến và đánh dấu những chuyến còn đang ước tính, để bạn biết con số nào cần chờ cập nhật.

Chuyến bị hủy không tính doanh thu, nhưng vẫn giữ những khoản thực sự đã chi cho chuyến đó, để chi phí không bị “biến mất”.

Một báo cáo, năm góc nhìn

Báo cáo lợi nhuận có thể nhóm theo chuyến, xe, khách hàng, tuyến hoặc tài xế trong khoảng thời gian bạn chọn, và xuất ra Excel. Khi xem theo xe, chi phí bảo dưỡng đã hoàn thành của xe đó cũng được tính vào.

Các bước áp dụng

Gắn mọi chi phí với chuyến: tài xế khai chi phí từ tạm ứng chuyến, ghi lần đổ nhiên liệu kèm chuyến.
Đặt quy chế lương tài xế để lương chuyến được tính ngay khi chuyến hoàn thành.
Ghi chi phí thuê xe trên mỗi chuyến do nhà xe ngoài chạy.
Xem báo cáo theo chuyến mỗi tuần: lọc những chuyến lợi nhuận thấp hoặc âm.
Chuyển sang góc nhìn khách hàng và tuyến: tìm khách hoặc tuyến cần đàm phán lại giá.
Theo dõi số chuyến còn ước tính: càng ít càng tốt; nhắc tài xế quyết toán chi phí đúng hạn.

Lợi ích khi biết lợi nhuận từng chuyến

Báo giá có cơ sở: biết chi phí thực của tuyến trước khi chào giá mới.
Đàm phán lại với khách: có số liệu cụ thể về những tuyến đang chạy dưới giá vốn.
Quyết định thuê xe ngoài hay tự chạy: so sánh lợi nhuận hai cách trên cùng tuyến.
Phát hiện chi phí bất thường sớm: một chuyến tốn dầu gấp rưỡi bình thường sẽ lộ ra ngay trong tuần.

Bắt đầu từ đâu

Bạn không cần đủ mọi số liệu ngay từ đầu. Hãy bắt đầu bằng việc gắn chi phí nhiên liệu và cầu đường với từng chuyến. Chỉ riêng hai khoản này đã cho thấy phần lớn sự khác biệt giữa các tuyến.

Xem chi tiết báo cáo tài chính và công nợ của Lova, hoặc đặt lịch demo để xem báo cáo lợi nhuận với dữ liệu của công ty bạn.

Số liệu trong bài là ví dụ minh họa, không phải kết quả của một khách hàng cụ thể.