Quản lý công nợ vận tải: từ đối soát chuyến đến thu tiền

Cuối quý, kế toán của một công ty vận tải 20 xe mở file công nợ và thấy một khách hàng nợ 380 triệu đồng. Khi gọi đòi, khách trả lời: “Bên em chưa nhận đủ biên bản giao hàng tháng trước, và có ba chuyến bên em không thấy trong hệ thống.” Hai bên mất thêm hai tuần để dò lại từng chuyến, trong khi tiền dầu và lương tài xế vẫn phải trả đúng hạn.

Với doanh nghiệp vận tải, công nợ khách hàng thường là khoản tài sản lớn nhất sau đội xe. Nhưng phần lớn nợ khó đòi không đến từ khách xấu, mà từ những khoảng trống giữa lúc xe giao hàng xong và lúc hóa đơn đến tay khách.

Công nợ vận tải bị kéo dài ở đâu

Chứng từ giao hàng về chậm

Biên bản giao nhận, phiếu cân, chứng từ chi hộ nằm trong cabin xe cả tuần, hoặc được chụp gửi qua nhiều nhóm chat khác nhau. Không có chứng từ, kế toán không dám xuất hóa đơn, và khách có lý do để chưa trả.

Không đối soát trước khi xuất hóa đơn

Khi hóa đơn được xuất thẳng từ file Excel của điều phối, mọi chênh lệch (một chuyến bị hủy, một phụ phí khách chưa đồng ý) chỉ lộ ra sau khi khách nhận hóa đơn. Lúc đó phải điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, và thời gian thanh toán bắt đầu lại từ đầu.

Tiền về không rõ trả cho hóa đơn nào

Khách chuyển khoản một số tiền tròn, ghi nội dung “thanh toán cước tháng 9”. Nếu tháng 9 có năm hóa đơn, kế toán phải tự đoán hóa đơn nào đã được trả. Sai một lần là số nợ từng hóa đơn lệch mãi về sau.

Không ai nhìn thấy nợ quá hạn

Khi công nợ nằm trong nhiều file, không ai có cái nhìn tổng: khách nào đang nợ bao nhiêu, bao nhiêu đã quá hạn. Việc nhắc nợ phụ thuộc vào trí nhớ của kế toán.

Hậu quả chung: dòng tiền bị ảnh hưởng, công ty phải ứng vốn để chạy xe cho khách, và mối quan hệ với khách hàng căng thẳng vì những tranh cãi lẽ ra tránh được.

Quy trình công nợ vận tải khép kín

Một quy trình tốt nối liền từ chuyến xe đến tiền về:

1. Chốt chuyến có chứng từ: chuyến hoàn thành chỉ được chốt khi có chứng từ giao hàng hoặc ghi chú rõ lý do.
2. Đối soát với khách: gom các chuyến đã chốt theo khách hàng, gửi khách xác nhận; khách xác nhận hoặc khiếu nại từng chuyến.
3. Xuất hóa đơn từ các chuyến khách đã xác nhận, với hạn thanh toán theo điều khoản của khách.
4. Ghi nhận tiền thu và phân bổ vào đúng hóa đơn.
5. Theo dõi số còn nợ và nợ quá hạn theo từng khách.

Nguyên tắc: mỗi bước dùng lại số liệu của bước trước, không nhập lại.

Ví dụ: công ty 20 xe với 35 khách hàng thường xuyên

Ví dụ minh họa. Công ty chạy khoảng 30 chuyến mỗi ngày cho 35 khách hàng, phần lớn thanh toán theo tháng với hạn 30 ngày.

Trước đây: điều phối viên ghi chuyến vào Excel, tài xế gửi chứng từ qua Zalo. Đầu tháng, kế toán mất 4–5 ngày để tổng hợp chuyến từng khách, gửi bảng kê qua email, chờ khách phản hồi rồi mới xuất hóa đơn. Tiền về được dò thủ công với file công nợ.

Với Lova: tài xế chụp chứng từ giao hàng ngay tại điểm giao. Chuyến hoàn thành xuất hiện trong danh sách chờ chốt; khi đủ chứng từ, điều phối viên chốt chuyến và chuyến chuyển sang danh sách chờ khách xác nhận. Kế toán in biên bản xác nhận chuyến gửi khách, ghi nhận khách xác nhận hoặc khiếu nại, rồi lập hóa đơn từ những chuyến đã xác nhận. Khi tiền về, kế toán phân bổ khoản thu vào các hóa đơn tương ứng, và số nợ của khách cập nhật ngay.

Việc đối soát không còn dồn vào đầu tháng, vì chuyến được chốt và xác nhận dần trong tháng.

Lova hỗ trợ quản lý công nợ như thế nào

Chốt chuyến trên chứng từ thật

Chuyến hoàn thành được chốt trên trang chốt chuyến, nơi điều phối viên thấy chuyến nào đã có chứng từ giao hàng, chuyến nào còn thiếu, chuyến nào có khiếu nại chưa xử lý. Chuyến thiếu chứng từ chỉ được chốt kèm ghi chú lý do.

Đối soát với khách hàng

Các chuyến đã chốt được gom theo khách để xác nhận. Kế toán in biên bản xác nhận chuyến và đề nghị thanh toán ra PDF theo mẫu của công ty. Chuyến khách khiếu nại được tách riêng để xử lý, không chặn các chuyến còn lại.

Hóa đơn và hóa đơn điện tử

Hóa đơn được lập từ các chuyến khách đã xác nhận, nên không phải nhập lại. Hạn thanh toán lấy theo số ngày thanh toán của khách. Hóa đơn có thể phát hành thành hóa đơn điện tử qua BKAV. Hóa đơn đã có tiền thu không thể sửa xuống thấp hơn số đã thu.

Thu tiền và phân bổ

Một khoản thu có thể phân bổ cho nhiều hóa đơn và khoản nợ của cùng khách. Phần chưa phân bổ được giữ lại để phân bổ sau. Khoản thu ghi nhầm có thể hủy kèm lý do; các phân bổ của nó thôi tính vào công nợ nhưng vẫn còn trong lịch sử.

Công nợ theo từng khách

Mỗi khách hàng có bảng tóm tắt: tổng đã xuất hóa đơn, đã thu, còn nợ và số đã quá hạn. Những khoản nợ không đến từ hóa đơn, như nợ đầu kỳ, tiền bồi thường hay tiền cọc, được nhập thành khoản nợ thủ công và theo dõi giống hóa đơn.

Cả chiều phải trả cho nhà xe

Nếu công ty thuê xe ngoài, Lova lập bảng kê với từng nhà xe: số tiền phải trả, đã trả, số dư và phần quá hạn theo điều khoản thanh toán của nhà xe.

Các bước triển khai

1. Nhập khách hàng kèm thông tin xuất hóa đơn và số ngày thanh toán.
2. Nhập nợ đầu kỳ của từng khách dưới dạng khoản nợ thủ công.
3. Tạo mẫu biên bản xác nhận và đề nghị thanh toán theo mẫu công ty đang dùng.
4. Chốt chuyến hằng ngày thay vì cuối tháng.
5. Đối soát theo tuần với khách hàng lớn, theo tháng với khách nhỏ.
6. Phân bổ tiền thu ngay khi có sao kê, và xem danh sách khách có nợ quá hạn mỗi tuần.

Lợi ích

• Rút ngắn thời gian từ giao hàng đến hóa đơn: chứng từ về cùng chuyến, đối soát không dồn cuối tháng.
• Ít tranh chấp với khách: khách xác nhận chuyến trước khi nhận hóa đơn.
• Số nợ đáng tin: nợ từng hóa đơn tính từ các khoản thu đã phân bổ, không sửa tay.
• Thấy ngay nợ quá hạn: biết khách nào cần nhắc, trước khi nợ trở nên khó đòi.

Bắt đầu từ đâu

Hãy bắt đầu từ bước gần tiền nhất: ghi nhận tiền thu và phân bổ vào hóa đơn. Khi số nợ từng khách đã đáng tin, mở rộng dần về phía chốt chuyến và đối soát.

Xem chi tiết tính năng tài chính, hóa đơn và công nợ, hoặc đặt lịch demo để xem quy trình với dữ liệu khách hàng của bạn.