Cách chọn phần mềm quản lý vận tải cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bạn quản lý một công ty vận tải 15 xe. Điều phối dùng Excel, tài xế báo cáo qua Zalo, kế toán tổng hợp chi phí và công nợ bằng tay. Bạn biết đã đến lúc cần một phần mềm, nhưng khi tìm kiếm, kết quả là hàng chục giải pháp, từ phần mềm định vị GPS đến hệ thống ERP cho doanh nghiệp lớn.

Bài viết này giúp bạn xác định doanh nghiệp mình thực sự cần gì, đánh giá các lựa chọn theo tiêu chí cụ thể, và tránh những sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm quản lý vận tải.

Trước khi chọn: xác định vấn đề cần giải quyết

Phần mềm tốt nhất là phần mềm giải quyết đúng vấn đề lớn nhất của bạn. Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê những việc đang tốn thời gian hoặc gây thất thoát nhất:

Nếu vấn đề lớn nhất là…	Ưu tiên tính năng
Xếp trùng xe, sót chuyến, gọi tài xế liên tục	Điều phối, lịch chạy, ứng dụng tài xế
Chứng từ giao hàng về chậm, xuất hóa đơn chậm	Chụp chứng từ trên ứng dụng, chốt chuyến, đối soát
Tạm ứng tài xế treo lâu, chi phí không rõ	Quản lý tạm ứng, khai chi phí kèm hóa đơn
Không biết chuyến nào lãi, khách nào lỗ	Chi phí theo chuyến, báo cáo lợi nhuận
Công nợ kéo dài, khó theo dõi	Hóa đơn, thu tiền, công nợ theo khách
Xe hỏng bất ngờ, giấy tờ hết hạn	Kế hoạch bảo dưỡng, nhắc hạn giấy tờ

Nếu bạn chưa chắc, bài 7 vấn đề khi quản lý vận tải bằng Excel có danh sách dấu hiệu để tự kiểm tra.

8 tiêu chí chọn phần mềm quản lý vận tải

1. Bao phủ cả chuyến hàng lẫn chiếc xe

Nhiều phần mềm chỉ mạnh một phía: hoặc định vị và bảo dưỡng xe, hoặc đơn hàng và hóa đơn. Doanh nghiệp xe tải vừa và nhỏ thường không đủ nguồn lực để dùng và ghép số liệu từ hai hệ thống. Hãy hỏi: từ một chuyến xe, phần mềm có đi tiếp được đến chứng từ, hóa đơn, chi phí và lương tài xế không?

2. Ứng dụng tài xế dễ dùng và chạy được khi mất sóng

Tài xế là người nhập dữ liệu nhiều nhất: bắt đầu chuyến, báo đến, chụp chứng từ, khai chi phí. Nếu ứng dụng khó dùng, dữ liệu sẽ không vào hệ thống. Tuyến đường dài ở Việt Nam thường có đoạn mất sóng, nên ứng dụng cần lưu thao tác trên máy và tự gửi khi có mạng.

3. Kiểm tra quy định khi xếp chuyến

Phần mềm nên chặn những lỗi tốn kém ngay lúc xếp chuyến: xe hết hạn đăng kiểm, tài xế hết hạn bằng lái hoặc không đủ hạng bằng, hàng vượt tải trọng xe, xe đang được xếp lịch bảo dưỡng.

4. Quản lý tiền trên đường

Tạm ứng, chi phí dọc đường và chi hộ cho khách (nâng hạ, phí cảng, cân xe) là chỗ thất thoát phổ biến. Phần mềm cần có hạn mức, quy trình duyệt và quyết toán gắn với chuyến. Xem thêm: quản lý tạm ứng tài xế.

5. Từ chuyến đến hóa đơn và công nợ

Hỏi cụ thể: chuyến hoàn thành đi qua những bước nào để thành hóa đơn? Có đối soát với khách trước không? Có hóa đơn điện tử không, qua nhà cung cấp nào? Tiền thu được phân bổ vào hóa đơn ra sao? Xem thêm: quản lý công nợ vận tải.

6. Báo cáo trả lời được câu hỏi kinh doanh

Báo cáo đẹp không quan trọng bằng báo cáo đúng. Hỏi: lợi nhuận được tính từ những chi phí nào? Khi thiếu số liệu thực tế, báo cáo xử lý thế nào? Có xem được theo chuyến, xe, khách hàng, tuyến không? Có xuất Excel không?

7. Tiếng Việt, quy định Việt Nam và dữ liệu Việt Nam

Giao diện, thông báo lỗi và ứng dụng tài xế nên bằng tiếng Việt. Phần mềm cần hiểu biển số xe Việt Nam, hạng bằng lái Việt Nam, hóa đơn điện tử, và các quy định như thời gian lái xe liên tục.

8. Bảo mật, phân quyền và chi phí

• Phân quyền: điều phối, kế toán, tài xế chỉ thấy và làm phần việc của mình.
• Nhật ký thao tác: biết ai đã sửa gì, lúc nào.
• Dữ liệu tách biệt giữa các công ty dùng chung hệ thống.
• Chi phí rõ ràng: giá theo số xe hay theo người dùng, có giới hạn chuyến không, có phí triển khai không.

Câu hỏi nên đặt ra khi xem demo

1. Cho tôi xem một chuyến từ lúc tạo đến lúc có hóa đơn.
2. Tài xế làm gì trên ứng dụng khi mất sóng?
3. Phần mềm chặn những lỗi nào khi xếp chuyến?
4. Lợi nhuận chuyến được tính từ những chi phí nào?
5. Tôi đưa dữ liệu hiện có vào bằng cách nào? Lấy dữ liệu ra bằng cách nào?
6. Nếu ngừng dùng, dữ liệu của tôi được xử lý thế nào?

Lova đáp ứng các tiêu chí này thế nào

Lova là phần mềm quản lý vận tải dành cho doanh nghiệp xe tải Việt Nam, gộp điều phối, ứng dụng tài xế, đội xe, tài chính và lương tài xế trong một hệ thống:

Tiêu chí	Trong Lova
Chuyến hàng và chiếc xe	Báo giá, điều phối, chốt chuyến, đối soát, hóa đơn; GPS, bảo dưỡng, nhiên liệu, giấy tờ xe
Ứng dụng tài xế	Tiếng Việt, chữ to; lưu thao tác khi mất sóng và tự gửi đúng thứ tự khi có mạng
Kiểm tra khi xếp chuyến	Hạn giấy tờ xe và tài xế, hạng bằng lái, tải trọng, thể tích, số pallet, lịch bảo dưỡng
Tiền trên đường	Tạm ứng có hạn mức và hạn quyết toán; chi phí và chi hộ kèm ảnh chứng từ
Hóa đơn và công nợ	Đối soát với khách, hóa đơn từ chuyến đã xác nhận, hóa đơn điện tử qua BKAV, phân bổ tiền thu
Báo cáo	Lợi nhuận theo chuyến, xe, khách hàng, tuyến, tài xế; đánh dấu số còn ước tính; xuất Excel
Việt Nam	Tiếng Việt và tiếng Anh; thời gian lái xe theo Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024
Bảo mật	Phân quyền theo vai trò, nhật ký thao tác, dữ liệu tách biệt theo công ty; xem bảo mật

Về chi phí, Lova có gói Miễn phí cho tối đa 5 xe, không cần thẻ, và các gói trả phí theo quy mô đội xe. Chi tiết trong bảng giá.

Điều Lova không thay thế: phần mềm kế toán và sổ sách thuế của doanh nghiệp.

Sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm

• Chọn theo danh sách tính năng dài nhất: nhiều tính năng không dùng đến làm phần mềm khó học hơn.
• Bỏ qua tài xế khi đánh giá: hãy để một hai tài xế thử ứng dụng trước khi quyết định.
• Triển khai tất cả cùng lúc: bắt đầu với điều phối và ứng dụng tài xế, sau đó mới chuyển phần tiền.
• Không hỏi về dữ liệu khi ngừng dùng: dữ liệu vận hành là tài sản của công ty bạn.

Bước tiếp theo

Hãy chọn hai hoặc ba phần mềm phù hợp với vấn đề lớn nhất của bạn, xem demo với cùng một bộ câu hỏi, và thử với dữ liệu thật trước khi ký hợp đồng.

Bạn có thể bắt đầu với gói Miễn phí của Lova, hoặc đặt lịch demo để chúng tôi trình bày theo đúng quy trình của công ty bạn. Xem tổng quan tính năng của Lova.