7 vấn đề khi quản lý vận tải bằng Excel và cách khắc phục

Sáng thứ Hai, điều phối viên mở file “Lich_chay_T10_final_v3.xlsx” và xếp xe 51C-123.45 cho một chuyến đi Long An. Cùng lúc, đồng nghiệp ở ca chiều đã xếp chính xe đó đi Đồng Nai trong file của mình. Không ai biết cho đến khi tài xế gọi về hỏi phải chạy chuyến nào.

Excel là công cụ tuyệt vời, và hầu hết doanh nghiệp vận tải Việt Nam bắt đầu với nó, cùng với vài nhóm Zalo. Khi công ty có 3–5 xe và một người điều phối, cách này chạy tốt. Vấn đề xuất hiện khi đội xe lớn dần, nhiều người cùng làm việc, và số liệu bắt đầu cần dùng cho tiền: hóa đơn, công nợ, lương tài xế.

Dưới đây là bảy vấn đề thường gặp nhất, dấu hiệu nhận biết, và cách khắc phục.

1. Nhiều phiên bản, không bản nào đúng

Dấu hiệu: tên file có “final”, “v2”, “ban moi nhat”; điều phối, kế toán và chủ xe mỗi người giữ một bản.

Vì sao xảy ra: Excel lưu dữ liệu trong file, không phải trong một hệ thống chung. Mỗi lần gửi file qua Zalo là một bản sao mới.

Ảnh hưởng: xếp trùng xe, sót chuyến, tranh luận về con số nào là đúng.

Cách khắc phục: đưa lịch chạy vào một nơi duy nhất mà mọi người cùng xem. Trong Lova, mọi chuyến nằm trên một bảng lịch theo ngày hoặc tuần, theo tài xế hoặc theo xe, và chuyến trùng lịch được báo ngay.

2. Không kiểm tra được điều kiện xe và tài xế

Dấu hiệu: xe được xếp chạy khi đăng kiểm đã hết hạn; tài xế bằng C lái xe cần bằng CE; xe chở quá tải trọng.

Vì sao xảy ra: Excel không biết hạn đăng kiểm, hạng bằng lái hay tải trọng xe nằm ở sheet khác, nên không thể cảnh báo khi xếp chuyến.

Ảnh hưởng: rủi ro bị phạt, bị giữ xe, và trách nhiệm khi có sự cố.

Cách khắc phục: để hệ thống kiểm tra khi xếp chuyến. Lova không cho xếp chuyến khi bằng lái, giấy khám sức khỏe, đăng kiểm hoặc bảo hiểm hết hạn trước khi chuyến kết thúc, khi hạng bằng lái không đủ cho xe, hoặc khi hàng vượt tải trọng, thể tích hay số pallet của xe. Hạn bằng lái, đăng kiểm và giấy khám sức khỏe còn được nhắc trước khi hết hạn.

3. Chứng từ giao hàng thất lạc trong nhóm chat

Dấu hiệu: kế toán phải kéo lại hàng trăm tin nhắn để tìm biên bản giao hàng; khách nói chưa nhận chứng từ.

Vì sao xảy ra: ảnh chứng từ được gửi vào nhóm chat, không gắn với chuyến cụ thể.

Ảnh hưởng: chậm xuất hóa đơn, chậm thu tiền.

Cách khắc phục: tài xế chụp chứng từ ngay trên chuyến bằng ứng dụng. Ảnh nằm cùng chuyến, văn phòng thấy ngay, và chuyến thiếu chứng từ không thể được chốt mà không có lý do.

4. Không biết xe đang ở đâu, chuyến đã đến chưa

Dấu hiệu: điều phối viên gọi tài xế nhiều lần mỗi ngày; khách gọi hỏi “xe tới đâu rồi?”.

Vì sao xảy ra: Excel chỉ ghi kế hoạch, không ghi diễn biến thực tế.

Ảnh hưởng: tốn thời gian của điều phối, khách hàng không hài lòng.

Cách khắc phục: tài xế bấm bắt đầu chuyến, báo đến và rời từng điểm trên ứng dụng; nếu công ty dùng thiết bị GPS, vị trí xe hiển thị trên bản đồ. Văn phòng thấy chuyến nào đang chạy, chuyến nào bị trễ, và có thể gửi khách một liên kết theo dõi chuyến.

5. Tạm ứng và chi phí tài xế không khớp

Dấu hiệu: cuối tuần có nhiều khoản tạm ứng chưa quyết toán; không ai biết tài xế đang giữ bao nhiêu tiền công ty.

Vì sao xảy ra: tạm ứng ghi ở sổ quỹ, hóa đơn chi phí gửi qua tin nhắn, hai nguồn không nối với nhau.

Cách khắc phục: quản lý tạm ứng theo quy trình xin, duyệt, chi, khai chi phí, quyết toán, có hạn mức và hạn quyết toán. Chi tiết trong bài quản lý tạm ứng và quyết toán chi phí tài xế.

6. Cuối tháng mất nhiều ngày để đối soát và tính lương

Dấu hiệu: đầu tháng, kế toán dành 3–5 ngày tổng hợp chuyến từng khách, tính lương chuyến từng tài xế.

Vì sao xảy ra: số liệu chuyến, chứng từ, tạm ứng và lương nằm ở các file khác nhau, phải ghép tay.

Cách khắc phục: để mỗi bước dùng lại số liệu của bước trước. Trong Lova, chuyến đã chốt chuyển sang đối soát với khách, hóa đơn được lập từ chuyến đã xác nhận, và lương chuyến được tính theo quy chế lương từ những chuyến đã hoàn thành. Xem thêm: quản lý công nợ vận tải.

7. Không biết chuyến nào lãi, chuyến nào lỗ

Dấu hiệu: biết tổng doanh thu và tổng chi phí tháng, nhưng không trả lời được tuyến nào, khách nào đang lỗ.

Vì sao xảy ra: chi phí ghi theo ngày hoặc theo tài xế, không theo chuyến.

Cách khắc phục: gắn chi phí với chuyến ngay khi phát sinh. Báo cáo lợi nhuận của Lova xem được theo chuyến, xe, khách hàng, tuyến hoặc tài xế. Cách tính chi tiết có trong bài lợi nhuận từng chuyến xe.

Excel và phần mềm quản lý vận tải: so sánh nhanh

Việc cần làm	Excel + Zalo	Phần mềm quản lý vận tải như Lova
Lịch chạy	Nhiều file, dễ trùng	Một bảng lịch chung, báo trùng lịch
Kiểm tra giấy tờ, tải trọng	Tự nhớ, tự dò	Kiểm tra khi xếp chuyến
Chứng từ giao hàng	Ảnh trong nhóm chat	Gắn với chuyến, chụp trên ứng dụng
Tạm ứng tài xế	Sổ quỹ + tin nhắn	Hạn mức, duyệt, quyết toán có dấu vết
Đối soát, hóa đơn	Tổng hợp tay cuối tháng	Từ chuyến đã chốt và đã xác nhận
Lợi nhuận	Theo tháng, ước chừng	Theo chuyến, xe, khách hàng, tuyến
Chi phí ban đầu	Gần như bằng 0	Có gói miễn phí cho đội xe nhỏ; xem bảng giá

Excel vẫn có chỗ đứng: phân tích riêng, lập kế hoạch dài hạn, báo cáo đặc thù. Phần lớn danh sách và báo cáo trong Lova xuất được ra Excel cho những việc đó.

Chuyển từ Excel sang phần mềm mà không gián đoạn

1. Bắt đầu với danh mục: nhập xe, tài xế, khách hàng và tuyến từ file Excel đang có theo mẫu nhập.
2. Chạy song song một tuần: điều phối trên phần mềm, vẫn giữ file Excel để đối chiếu.
3. Đưa tài xế lên ứng dụng: bắt đầu với vài tài xế quen điện thoại, sau đó mở rộng.
4. Chuyển phần tiền: tạm ứng, chốt chuyến, đối soát và hóa đơn.
5. Dừng file Excel lịch chạy khi mọi người đã quen.

Dấu hiệu bạn nên chuyển ngay

• Có từ hai người cùng sửa lịch chạy.
• Đã từng xếp trùng xe hoặc xếp xe hết hạn giấy tờ.
• Kế toán mất hơn hai ngày mỗi tháng để đối soát.
• Bạn không trả lời được câu hỏi “khách nào đang lỗ?”.

Nếu công ty bạn có từ hai dấu hiệu trở lên, đã đến lúc thử một hệ thống chung. Đọc thêm cách chọn phần mềm quản lý vận tải cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc đặt lịch demo để xem quy trình với dữ liệu của bạn.